نگه‌داشتن برگه های A4 و کلاسوری در پوشه و کلاسور ، آن‌ها را تمیز نگه می‌دارد. از طرفی با استفاده از گیره پوشه می‌توان آن‌ها را مرتب در کنار هم قرار داد. گیره‌های پوشه واشین از جنس پلاستیک هستند. در این گیره‌ها فاصله دو سوراخ از هم 80 میلی‌متر است. قطر هر یک از سوراخ‌ها 6 میلی‌متر است. بایگانی کردن به معنای نگه‌داری از سوابق و مدارک یک سازمان، اداره یا شخص است. شاید بتوان گفت، نخستین و مهم‌ترین کار در بایگانی، طبقه‌بندی سوابق و مدارک است. این کار امکان دسترسی سریع و آسان به اطلاعات موردنیاز را فراهم می‌کند. برای طبقه‌بندی سوابق و مدارک از وسایل گوناگونی استفاده می‌شود و پوشه یکی از پرکاربردترین آن‌ها است. نگه‌داری کاغذها در پوشه‌ آن‌ها را از کثیف شدن، پاره شدن و در هم ریختگی حفظ می‌کند.