دستگاه ضبط مکالمات تلفنی امروزه به عنوان یکی از ابزاهای کمک مدیریتی با هدف نظارت بر عملکرد کارکنان شرکت ها و سازمانها، مخصوصا سازمانهای فروش و خدمات پشتیبانی استفاده می شود. روش عملکرد دستگاه ضبط مکالمه تلفن به این صورت است که در ابتدا سیگنال های صوتی مکالمات توسط یک مدار فیلتر صدا از روی سیم های خط تلفن جدا شده و پس از عبور از مدارد تقویت کننده وارد مدار بالانس صدا می شود. در این مدار شدت صدای طرفین به یک میزان بالانس شده و سپس وارد مدار ضبط صدا می شود. همچنین اطلاعات شماره های تلفن و زمان وقوع مکالمه نیز ثبت شده و توسط رابط نرم افزاری و یا بصورت مستقیم به عنوان نام فایل ضبط شده در اختیار کاربر قرار می گیرد.