به زبان ساده اين دستگاه، جايگزين سريع و آنلاين همان قلم و خودکاري است که بارها در اختيار پرسنل خود گذاشته ايد و خواسته ايد که زمان ورود و خروج کارمندان خود را يادداشت نمايند . ولي به دلايل متعددي اين هدف محقق نشده است . استفاده از دستگاه حضور و غیاب موجب مي شود که نظارت و مديريت پرسنل به نحو احسنت اجرا شده و از کم کاري هاي احتمالي کاسته شود . بعلاوه اينکه اطمينان براي پرسنل حاصل مي شود که به هيچ عنوان حقي از آنها ضايع نشده و کليه حسابرسي ها طبق قانون و مقررات و ساعات ثبت شده در سيستم صورت مي پذیرد. مزاياي داشتن دستگاه حضور و غياب حذف فرايند ثبت ورود و خروج کارمندان بصورت دستي و کاغذي جلوگيري از تضييع حقوق پرسنل قابليت انتقال اطلاعات به نرم افزار هاي تخصصي حقوق و دستمزد جلوگيري از بروز خطاي سهوي يا عمدي انساني و ثبت دقيق ورود و خروج ها سرعت بالا در پيدا کردن اطلاعات مربوط کارمندان جلوگيري از پيشامدهاي ناگهاني مانند خطا در محاسبات ساعت مرخصي ، ماموريت و حضور کارمندان حذف هزينه هاي اضافي مانند چاپ دسته برگه ماموريت ، مرخصي و حضور و غياب جلوگيري از بايگاني تعداد زيادي کاغذ به عنوان برگه ماموريت ، مرخصي و ... حفظ و نگهداري و بازيابي اطلاعات به راحتي امکان پذير است